Seringkali Pemimpin perlu menjawab pertanyaan, “Tim saya perlu belajar apa saja ya? biar bertumbuh dan bisa mencapai target?”
Saya menemui banyak kasus dimana Pemimpin menghadirkan proses belajar rutin kepada timnya, dalam bentuk Kuliah WhatsApp, berbagi ilmu via ZOOM Meeting, pertemuan-pertemuan rutin.
Pertanyaannya, apakah bentuk itu tepat? apakah isi proses belajarnya sesuai? apakah ke-tepat-an ini sudah diperhitungkan?
Atau Pemimpin berpikir sekedar, “Yang penting tim saya dapat pembelajaran rutin” ?
Setiap Pemimpin perlu menyadari bahwa sumber daya tak pernah unlimited. Setiap orang, termasuk tim, punya keterbatasan. Diantaranya keterbatasan waktu, tenaga, biaya, dll.
Di sisi lain, tim dituntut untuk mencapai target, menyelesaikan pekerjaannya dengan benar, mengatasi masalah-masalah di lapangan. Bisa dibayangkan jika apa yang dipelajari, tidak compatible dengan kebutuhan mencapai target dan menyelesaikan masalah?
Proses belajarnya tetap manfaat, tapi tidak menjawab kebutuhan. Akhirnya dana dan berbagai sumber daya sudah dikeluarkan, tapi target tetap tidak dicapai. Dalam bahasa lain, ini adalah pemborosan.
Setiap Pemimpin perlu melakukan AKB alias Analisis Kebutuhan Belajar kepada timnya, minimal menjawab Kompetensi apa yang perlu ditingkatkan? dan Perlu ditingkatkan sampai sejauh mana?
Dalam proses melakukan AKB, Pemimpin perlu mengidentifikasi 3 hal
Definisikan Perilaku Kunci dan Kompetensi
Sebelum menentukan belajar apa dsb., definisikan dengan jelas Perilaku Kunci apa yang perlu dilakukan tim untuk bisa mencapai target. Perilaku Kunci adalah perilaku utama, dimana jika dilakukan secara konsisten, maka hal-hal lain akan mengikuti.
Misal pada tim pelayanan, Perilaku Kunci-nya untuk mencapai target kinerja adalah ‘mendengar keluhan dengan sabar’ serta ‘menjaga senyum’. Artinya, jika fokus mengembangkan dua perilaku tersebut, maka perilaku lainnya ngikut, termasuk perilaku ‘berusaha memahami titik masalah pelanggan’ yang akan terjadi dengan sendirinya saat mereka sabar mendengarkan keluhan.
Setelah mendefinisikan Perilaku Kunci, tentukan Kompetensi untuk mendukungnya. Kompetensi di sini adalah Pengetahuan, Keterampilan, dan Kemauan yang perlu ditumbuhkan agar Perilaku Kunci bisa dilakukan.
Kita gunakan contoh di atas. Agar lancar dalam mendengar keluhan dengan sabar, tim pelayanan perlu menguasai Pengetahuan tentang produk, Keterampilan listening skill, serta Kemauan untuk membantu memudahkan pelanggan.
Temukan Kondisi Kompetensi Riil Saat Ini
Setelah mendefinisikan Perilaku Kunci dan Kompetensi yang dibutuhkan, Pemimpin perlu menemukan Kompetensi riil tim per hari ini. Jika memang butuh Pengetahuan produk, maka cari tahu sejauh mana pengetahuan tim per hari ini mengenai produk yang dimaksud. Hal sama berlaku pada Keterampilan dan Kemauan.
Di sini Pemimpin ditantang untuk lebih dalam mengenal siapa saja dan seperti apa sifat timnya. Interaksi berkualitas secara harian perlu terus ditingkatkan, agar sang Pemimpin paham betul sebatas apa kemampuan timnya dalam berbagai aspek saat ini.
Pemimpin juga perlu rajin mengobservasi pekerjaan timnya, melihat seperti apa tim bekerja dan menjalankan tugasnya, sehingga tahu secara langsung keterbatasan tim per hari ini. Dari hasil observasi tersebut, Pemimpin tahu apa yang kurang dan perlu ditingkatkan terkait Kompetensinya.
Tentukan Proses Belajar yang Tepat
Begitu Pemimpin tahu apa yang kurang untuk kemudian perlu ditingkatkan dari kompetensi tim, selanjutnya tentukan proses belajar secara spesifik terkait kebutuhan untuk peningkatan kompetensi. Fokusnya adalah mengurangi gap, yaitu jarak antara kompetensi riil per hari ini dengan kompetensi yang diharapkan untuk mendukung Perilaku Kunci.
Demi mengurangi gap tersebut, Pemimpin perlu menjawab 3 pertanyaan utama: 1) Apa yang perlu dipelajari? ; 2) Kepada siapa belajarnya? ; 3)Bagaimana proses belajarnya? ;
Apa yang perlu dipelajari, meliputi topik apa yang diberikan atau dilatihkan untuk dapat meningkatkan kompetensi tim.
Jika memang gap kompetensi terkait pengetahuan produk masih sangat jauh, maka apa saja topik yang harus dipelajari agar pengetahuan produk tersebut dikuasai sesuai kebutuhan. Perlukah tim belajar bahan-bahan produk? proses produksi? khasiat produk? cara memakai produk? semua itu bisa menjadi topik pembelajaran.
Kepada siapa belajarnya, bisa kepada siapapun. Jika Pemimpin merupakan sosok kompeten untuk mengajarkannya, maka ajarkan langsung. Jika tidak, Pemimpin membantu tim mencarikan sosok kompeten, menghubungkan tim dengan sosok itu, dan memastikan proses belajar diantara keduanya terjadi.
Tim ternyata butuh belajar tentang kandungan produk. Pemimpin bisa merekomendasikan untuk belajar kepada kepala lab atau bagian produksi. Pemimpin dapat membantu menghubungkan langsung, atau memfasilitasi tim dengan memberikan nomor kontak.
Bagaimana proses belajarnya, hindari terpaku pada satu cara seperti ‘menyampaikan materi’. Ada banyak cara untuk membantu tim belajar dan bertumbuh.
Untuk memfasilitasi proses belajar secara tepat, Pemimpin bisa memberinya contoh langsung, mengajak dalam pekerjaan tertentu untuk observasi, meminta tim membaca buku, atau sengaja menerjunkan tim ke sebuah tantangan agar merasakan langsung dan membuat banyak kesalahan.
—
Semua proses di atas dilakukan per individu. Artinya Pemimpin melakukan analisis kebutuhan belajar per anggota tim yang langsung berada di bawahnya (direct reports). Hasilnya pun bisa berbeda antara satu anggota tim dengan anggota tim lain.
Dengan melakukannya per satu anggota tim, maka setiap diantaranya bisa memperoleh proses belajar secara spesifik sesuai kebutuhan masing-masing dalam rangka mencapai target dan menyelesaikan masalah secara spesifik.
Ditulis oleh:
SURYA KRESNANDA
Head Coach at Kanirana
0811 2244 111